Pour avoir tout bon

Pourquoi la gestion des performances de vos collaborateurs doit faire partie de votre priorité

À quand remonte votre dernier entretien d’évaluation avec un de vos collaborateurs? Un manager vous a-t-il déjà demandé conseil pour bien évaluer la performance d'un membre de son équipe? Vous arrive-t-il vous-même de redouter tous ces processus?

Rassurez-vous, vous n'êtes pas le (la) seul(e).

Les responsables RH parlent souvent de la difficulté à évaluer correctement les salariés, et de la baisse de la performance constatée après ces évaluations, alors qu'elles devraient plutôt la dynamiser. Parallèlement, HR Magazine nous révèle que moins de la moitié des salariés (45%) estime que leurs évaluations correspondent à la réalité et qu'elles sont équitables.

Et, dans le cas d'un collaborateur en sous-performance, un entretien mal géré peut dégénérer en affrontement émotionnel qui laissera un goût amer aux deux protagonistes.

Il n'est donc pas surprenant que de nombreux responsables hiérarchiques et RH ne sachent pas quelle approche adopter pour la gestion de la performance, au point de repousser l'évaluation des collaborateurs jusqu'au dernier moment.

Si vous rencontrez également ce type de difficultés, ne vous inquiétez pas.

Que font les responsables RH qui réussissent?

Gordon Tredgold, consultant en leadership et en management, a conseillé des managers et des équipes entières sur la gestion de la performance dans des entreprises de toutes tailles. Il reconnaît que c'est un domaine difficile, mais met en garde contre la tentation de différer le processus.

«On ne peut pas dire d'un côté aux collaborateurs qu'ils sont notre actif le plus important et de l'autre les ignorer totalement», explique Gordon. «S'ils ont fait bien fait leur travail et que vous retardez le moment où vous en prenez acte, vous engendrez de la démotivation parce que vous semblez leur dire "Ce n'est pas très important."»

De plus, quand une entreprise est confrontée au cas d'un salarié en sous-performance, celui-ci et son responsable hiérarchique ont besoin du soutien d'un responsable RH. C'est un problème que vous ne pouvez pas négliger.

Au cours des 10 dernières années, Suzanne Lucas a travaillé en entreprise dans les ressources humaines. Elle évoque son expérience sur son site evilhrlady.org. D'après Suzanne, de nombreux responsables hiérarchiques ne comprennent pas le fonctionnement de la gestion de la performance sous sa forme traditionnelle.

«La plupart des entreprises se contentent de dire Félicitations, vous êtes manager, et voici votre équipe. Et cela s'arrête là. C'est aux RH d'intervenir et de former ces managers.»

Elle recommande que des responsables RH dédiés prennent contact régulièrement avec les différentes fonctions de l'entreprise et demandent «Dites-moi qui sont vos champions et dites-moi qui rencontre des difficultés.»

Gestion de la performance: les bonnes pratiques

Pendant les entretiens d'évaluation, vous devez évaluer les salariés en fonction des résultats qu'ils ont obtenus pendant l'année et non en vous basant sur leur valeur théorique ou leur connaissance de votre entreprise.

Gordon a étudié minutieusement les notations accordées aux salariés dans toutes sortes d'entreprises. Il a notamment examiné le cas de salariés qualifiés de «top-performers».

«Le responsable hiérarchique me disait 'C'est le seul qui comprend ce domaine d'expertise», raconte Gordon. «Mais ce n'est pas une évaluation de sa performance. Je n'ai pas besoin d'entendre qu'il est vraiment unique et que vous avez besoin de lui. J'ai besoin de savoir s'il a bien travaillé ou pas, parce qu'ici nous jugeons la performance.»

Si vous évaluez un salarié sous-performant, vous devez aider le responsable hiérarchique à gérer la situation et à communiquer un feedback constructif.

Gordon recommande de communiquer des retours positifs et d'indiquer au salarié les mesures qu'il peut prendre pour progresser.

«Nous leur montrons comment ils peuvent s'améliorer ou nous les félicitons. Le feedback doit être étayé et servir à quelque chose, sinon on se cantonne à des critiques et à des mesures punitives.»

Le jour de l'évaluation, vous devez préparer l'entretien avec le responsable hiérarchique du collaborateur.

«Souvent, quand vous devez communiquer des retours négatifs, vous pouvez être un peu nerveux en commençant l'entretien.» explique Gordon. «Si vous mettez tout par écrit, vous n'oublierez rien.

Si vous voulez faire passer trois points qui seront plus ou moins bien reçus par le salarié, et s'il/elle est gagné(e) par l'émotion, vous n'irez peut-être pas plus loin que le deuxième point.»

Vous pouvez aussi vous simplifier la gestion de la performance en notant au fur et à mesure les succès et les difficultés rencontrés par l'équipe pendant l'année.

«Au moment de l'évaluation, vous devez avoir en main toutes les informations nécessaires», dit Gordon. «Si vous devez rechercher dans votre mémoire ce qu’il s'est passé il y a un an, vous ne pourrez évaluer le collaborateur que sur le dernier trimestre.»

Rappelez-vous que rien de ce qui est évoqué pendant une évaluation ne doit être une surprise pour le salarié. Le salarié et son responsable hiérarchique doivent déjà avoir une idée précise de ce qu’ils ont réussi et de ce qu’ils ont moins bien accompli au cours des derniers 6 à 12 mois.

«N'attendez pas 11mois pour dire à un collaborateur qu'il (elle) a complètement raté un projet au mois d'octobre précédent et que vous allez le (la) réprimander pour ça.» ajoute Gordon. «En faisant cela vous êtes plus proche de la punition que du feedback constructif.»

Avec une solution RH dans le cloud, vous disposez des outils nécessaires pour diminuer le temps et les coûts consacrés à la gestion de la performance, et pour mettre à l'honneur vos meilleurs talents.

Découvrez la force d’une approche innovante de la gestion de la performance

J.T. O'Donnell, PDG de Work It Daily, conseille les responsables RH qui n'apprécient pas les formes traditionnelles de gestion dela performance (comme entretiens d’évaluation), de procéder à des échanges réguliers avec les nouveaux collaborateurs.

«Le principe est de rencontrer les salariés et qu'ils vous montrent précisément ce qu'ils ont appris au cours des 3, 6 ou 12derniers mois», explique-t-elle. «Ils vous parlent de ce qu’ils ont appris et expliquent comment ils ont pu progresser et être plus performants dans leur travail grâce à ces acquis.»

Ces points sur les apprentissages doivent être réalisés en tenant compte de la capacité du collaborateur à améliorer les résultats et la performance globale de l'entreprise.

Même si vous êtes plutôt adepte de l'approche traditionnelle de la gestion de la performance, vous serez tout de même en mesure d'évaluer les acquis de votre équipe.

«Vos salariés doivent pouvoir vous dire "Voilà ce que j'ai bien réussi l'année passée, voilà mes résultats et voilà ce qui n'a pas marché".» dit Jeanine. «Mais j'en ai tiré des enseignements et voilà comment je vais pouvoir contribuer au développement de l'entreprise.»

Que vous préfériez l'une ou l'autre approche, votre priorité doit être de faire comprendre aux deux interlocuteurs qu'ils peuvent tirer des leçons des réussites ET des échecs.

Suzanne Lucas témoigne: «Souvent, en réfléchissant à ce que nous avons mal fait, nous développons nos capacités. Quand vous constatez que vous avez vraiment raté quelque chose, vous apprenez aussi ce qu'il faudra faire pour réussir la prochaine fois.»

Avec le temps, le succès de vos équipes entraînera une baisse des coûts de recrutement, confortera les responsables hiérarchiques et sera un moteur pour la croissance de votre entreprise.

Vous voulez mettre vos équipes à l'honneur? Première étape: préparer votre dossier pour le choix de la solution Paie et RH idéale.