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La conformité est une de vos principales préoccupations ? 5 conseils pour une gestion de la paie optimale.

Suivre l'évolution d'une réglementation complexe et changeante est un vrai défi pour toutes les entreprises. Nos 5 conseils vont vous faciliter la tâche.

Les principales difficultés qu'on rencontre lorsqu'on souhaite assurer la conformité de la paie sont les variations des législations de chaque pays et la classification erronée des salariés en travailleurs autonomes.

Rassurez-vous, la plupart des entreprises ont déjà rencontré des problèmes à un moment ou un autre.

Les erreurs dans la paie exposent non seulement les entreprises aux sanctions de l'administration, mais elles ont aussi des impacts négatifs sur le moral et les performances des salariés. En effet, selon une étude réalisée par Sage l’année dernière, plus d'un tiers des salariés rechercheraient un nouvel emploi après avoir découvert ne serait-ce qu'une seule erreur sur leur bulletin de salaire.

Dans cette même étude, 90 % des salariés déclaraient qu'ils ne voudraient pas travailler pour une entreprise commettant régulièrement des erreurs sur la paie, plus de 50 % affirmaient qu'une erreur dans leur paie leur ferait perdre la confiance qu’ils ont dans leur employeur et 44 % apprécieraient moins leur travail suite à un problème similaire.

« La paie est un domaine dans lequel les entreprises n'ont pas le droit à l'erreur », affirme Jonathan Dowden, Expert Paie chez Sage. « Compte tenu de son influence sur le moral et la motivation des salariés et sur l'attractivité d'une entreprise pour ses collaborateurs actuels ou potentiels, la fonction paie mérite de sortir de l'ombre pour être mise sous les feux des projecteurs. »

Pour les entreprises, il est essentiel de faire un sans-faute sur la paie, en respectant les contraintes légales et réglementaires. Voici cinq conseils qui vous y aideront :

1. Assurez-vous de l'exactitude des données personnelles

Cela peut paraître évident mais il faut vérifier que vous disposez de données personnelles correctes pour chaque salarié. Demandez-leur de vous les confirmer par écrit. N'allez cependant pas imaginer qu’une seule vérification suffit. Les données personnelles utilisées en paie changent souvent, par ex. le statut du salarié, son adresse, sa situation de famille, ses coordonnées bancaires, etc.

Prévoyez de faire un point régulier avec les collaborateurs pour vérifier que les données personnelles en votre possession sont à jour. N'attendez pas des services concernés qu'ils vous tiennent informé(e) des changements intervenus dans la paie ou le temps de travail. Il est de votre responsabilité de tenir à jour les dossiers des collaborateurs tant qu'ils sont dans la société.

2. Ne partez pas du principe que tous les salariés sont aussi bien informés que vous.

Veillez à instaurer un dialogue ouvert avec les salariés et n'hésitez pas à vérifier et revérifier qu'ils sont bien conscients de leurs obligations en matière de conformité, par exemple qu'ils respectent bien la politique sur les frais professionnels ou qu'ils consignent bien leurs heures supplémentaires.

Il faut se rendre à l'évidence : quand un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise, il est submergé de documents dont il a tendance à différer la lecture.

Ce n'est pas parce qu'il existe des règles que tout le monde les respecte. Pour ne pas vous retrouver coincé(e) en chaque fin de mois, vous devriez peut-être rappeler aux salariés leurs obligations et les justificatifs nécessaires liés aux frais et aux heures supplémentaires.

3. Pensez aux inscriptions aux régimes sociaux

Votre nouveau salarié doit-il être inscrit dans des organismes spécifiques pour bénéficier d'avantages sociaux ? Dans certains pays, la législation vous contraint à inscrire les salariés à un régime de retraite, dans d'autres pays cette inscription est facultative. Les sites Internet des pouvoirs publics sont une bonne base de départ pour déterminer les régimes sociaux auxquels les salariés doivent être inscrits et le montant des cotisations dues par les salariés et l'employeur.

4. Comprendre la législation locale

Si votre entreprise est présente dans plusieurs pays, ou si le droit du travail est différent d'une région à l'autre, vous devez vous tenir informé(e) de ces différentes évolutions légales et réglementaires. Vous devez être particulièrement vigilant(e) sur les points suivants : les changements de législation, notamment ceux concernant le salaire minimum, la communication des revenus des salariés à l'administration fiscale et les congés maternité et paternité. De même, la législation sur les frais professionnels et les heures supplémentaires varie en fonction des pays.

Dans de nombreux pays, des changements ont été apportés l'an dernier à la législation sur la paie. Début 2016 par exemple, la Belgique a modifié sa politique sur les amendes en cas de non-conformité. Les amendes auparavant imposées dans des cas de non-conformité « exceptionnels » seront désormais appliquées à chaque cas de défaut de conformité de la paie, notamment pour les retards de déclaration. Se tenir informé(e) de l'évolution des lois est une vraie difficulté.

5. N'oubliez pas que vous avez une équipe

Savez-vous qui est un expert de la conformité ? Votre comptable ou votre éditeur. Si vous avez des interrogations, n'hésitez pas à vous rapprocher d’eux. Ils connaissent bien la réglementation et ses évolutions et peuvent vous aider à réaliser un parcours sans faute.

Il peut paraître impossible de suivre tous les changements inhérents aux évolutions des réglementations et des procédures complexes en constante évolution. Même s'il est peu probable que le reste de vos collègues comprennent les difficultés auxquelles vous êtes confronté(e), vous protégez l'avenir de votre entreprise en respectant la conformité.